Sprzedaż biletów i zapisy na wydarzenia w WordPress: od kalendarza do płatności

Zapisy na wydarzenia WordPress to w praktyce trzy warstwy: kalendarz z opisem wydarzenia, formularz, przez który uczestnik się rejestruje, i płatność. Tę ostatnią najprościej obsłużyć przez WooCommerce. Taki układ dobrze się sprawdza w małych i średnich firmach, które robią szkolenia, warsztaty, webinary albo spotkania w sklepie stacjonarnym. Wychodzimy od naszego wcześniejszego poradnika o kalendarzu wydarzeń z września 2022 roku. Tam chodziło o to, jak pokazać terminy na stronie. Tu idziemy dalej, czyli do zapisów i płatności.

Od czego zacząć zapisy na wydarzenia WordPress?

Najpierw ustal kilka rzeczy. Wydarzenie jest darmowe czy płatne? Ma limit miejsc? Masz kilka rodzajów biletów? Od tych odpowiedzi zależy, jakich narzędzi użyjesz. Darmowy webinar załatwisz samym formularzem. Płatne szkolenie z biletem ulgowym to już robota dla sklepu. Zanim cokolwiek klikniesz w panelu, odpowiedz sobie na kilka pytań:

• rodzaj wydarzenia - szkolenie, warsztat, webinar, spotkanie na miejscu,
• limit miejsc i to, co robisz po jego wyczerpaniu,
• dane, których naprawdę potrzebujesz od uczestnika,
• forma płatności: online, przelew, na miejscu albo brak,
• treść potwierdzenia, które uczestnik dostaje po zapisie,
• osoba odpowiedzialna za listę obecności.

Opis, termin, miejsce i przycisk zapisu powinny siedzieć na jednej stronie wydarzenia. Bo jeśli ktoś musi skakać między podstronami, to często odpada w połowie drogi. I tyle go widzieli.

Kalendarz wydarzeń na stronie: fundament, który widzi uczestnik

Każde wydarzenie dostaje własną stronę: data, godzina, miejsce, opis, zdjęcie. A lista nadchodzących terminów ma być dostępna z jednego miejsca. Moim zdaniem osobny typ treści dla wydarzeń wygrywa ze zwykłymi wpisami blogowymi. W panelu jest porządek, edycja terminu nie miesza się z artykułami, no i wydarzenia mają własne archiwum.

Tak działa wtyczka Kalendarz wydarzeń K4.pl. Dodaje typ wpisu „Event” z polami na datę, czas, miejsce, opis i obrazy. Shortcode [events] pokazuje listę nadchodzących wydarzeń (albo terminów z wybranego przedziału czasu) na dowolnej stronie lub we wpisie, a wygląd listy dopasujesz do stylu witryny w opcjach. Wtyczka jest regularnie aktualizowana i ma wsparcie techniczne.

Kategorie i tagi? Od pierwszego wydarzenia, nie od dziesiątego. Podział na szkolenia, webinary i spotkania lokalne pozwala uczestnikowi od razu trafić w to, co go interesuje, zamiast przewijać całą listę.

Rejestracja uczestników bez płatności: formularz i potwierdzenie

Przy bezpłatnych wydarzeniach wystarczy formularz zapisu osadzony na stronie wydarzenia plus automatyczny e-mail z potwierdzeniem. Zbieraj tylko te pola, z których faktycznie skorzystasz: imię, adres e-mail, ewentualnie nazwa firmy. Każde dodatkowe pole to kolejny powód, żeby ktoś zamknął kartę.

Formularz zapisu na wydarzenie musi mówić, w jakim celu przetwarzasz dane i kto jest ich administratorem - tego wymaga RODO. Szczegóły zgód najlepiej przegadać z osobą, która w firmie odpowiada za ochronę danych.

Limit miejsc da się rozwiązać na dwa sposoby. Albo ręcznie zamykasz zapisy, gdy masz komplet, albo ustawiasz licznik zgłoszeń w formularzu. Przy popularnych terminach przydaje się też lista rezerwowa. Ktoś rezygnuje, zapraszasz następną osobę i sala dalej pełna.

Sprzedaż biletów WordPress: wydarzenia płatne w WooCommerce

Płatne wydarzenie najprościej sprzedać jako produkt WooCommerce. Dlaczego? Bo sklep ma już koszyk, bramki płatności, faktury i e-maile z potwierdzeniem zamówienia. Nie budujesz osobnego systemu, tylko używasz tego, co i tak obsługuje Twoją sprzedaż. Konfiguracja wygląda tak:

1. Utwórz produkt wirtualny „bilet” powiązany z konkretnym wydarzeniem.
2. Ustaw stan magazynowy równy liczbie miejsc.
3. Dodaj warianty dla rodzajów biletów, na przykład standardowy i ulgowy.
4. W kasie dodaj pola na dane uczestnika.
5. Podlinkuj produkt ze strony wydarzenia.
6. Złóż testowe zamówienie i sprawdź treść e-maila po zakupie.

Produkt wirtualny to taki, którego się nie wysyła, więc kasa nie pyta o adres dostawy i zakup idzie szybciej. Aha, uważaj na zamówienia kilku biletów naraz. WooCommerce domyślnie zapisuje dane kupującego, więc dodaj pola na imię i e-mail każdego uczestnika. Inaczej na liście obecności będziesz mieć same nazwiska osób, które płaciły (a to nie zawsze te same osoby, które przyjdą).

Jak połączyć kalendarz, zapisy i płatność w jeden proces?

Wszystko kręci się wokół ścieżki użytkownika: lista wydarzeń, strona wydarzenia, przycisk zapisu albo zakupu, płatność, potwierdzenie. Bez zbędnych przekierowań po drodze. Każdy dodatkowy krok to miejsce, w którym ktoś może się zgubić.

Termin i liczbę miejsc aktualizuj w jednym miejscu. Zmieniasz datę w kalendarzu, a o produkcie zapominasz? Uczestnik dostaje sprzeczne informacje. Tak samo z wyprzedanym szkoleniem, które w kalendarzu dalej wygląda na dostępne. Klasyka.

Minione wydarzenia ukryj z listy nadchodzących, ale nie kasuj ich stron. Zostają w wynikach wyszukiwania i pokazują, co już u Ciebie się działo. A gdy gotowe narzędzia nie pasują do nietypowych zasad zapisów, Web Systems, który prowadzi K4.pl, przygotowuje wtyczki na zamówienie.

Obsługa po zapisie: przypomnienia, lista uczestników i zwroty

Po zapisie robota się nie kończy. Potrzebujesz eksportu listy uczestników, przypomnienia przed terminem i jasnej zasady rezygnacji. Eksport zamówień WooCommerce albo zgłoszeń z formularza do arkusza daje gotową listę obecności. Drukujesz albo odhaczasz na tablecie, jak wolisz.

Przypomnienie e-mailowe dzień lub kilka dni przed wydarzeniem zmniejsza liczbę osób, którym termin po prostu wyleciał z głowy. Wrzuć do niego adres, link do spotkania online i godzinę startu.

Zasady zwrotów i to, co się dzieje przy odwołaniu wydarzenia, opisz w regulaminie jeszcze przed startem sprzedaży. W razie wątpliwości - prawnik. Ogólnie dobrze zaplanowane zapisy na wydarzenia WordPress to kalendarz, formularz i płatność, które działają jako jedna, przewidywalna ścieżka dla uczestnika. Nic więcej, nic mniej.

Najczęstsze pytania